Kommunikasjonsstrategi

Nordreisa kommunes visjon er «Sammen for trygghet og trivsel». Kommunikasjonsstrategien til Nordreisa kommune skal underbygge målene i kommuneplanens samfunnsdel.

Nordreisa kommune er en av Norges største kommuner, målt i areal. Kommunen har ca. 4800 innbyggere som bor spredt i hele kommunen. De ulike tettstedene og bygder utgjør et stort mangfold og mange målgrupper. 

Informasjon og kommunikasjon om kommunens tjenester og tilbud rettet mot innbyggerne utgjør i dag størstedelen av kommunens eksterne kommunikasjonsarbeid. Kommunens nettside og Facebook er hovedkanalene. Det formidles også aktuell informasjon i en rekke andre kanaler. 

Det er nærmere 800 medarbeidere i kommunen. Omorganiseringer, tjenesteutvikling gjennom digitale systemer og endring er en del av hverdagen for mange medarbeidere. De ansatte er kommunens ansikt utad gjennom møter med innbyggerne, lag og foreninger, næringsliv og andre aktører. 

Kommune-Norge står i en utfordrende økonomisk situasjon av ulike grunner. Kontinuerlig omstilling, effektivisering, utvikling og innovasjon er en del av hverdagen. Å skape innsikt, forståelse og endringsvilje for dette både eksternt og internt er en prioritert kommunikasjonsoppgave.

God internkommunikasjon er viktig for at medarbeidere blant annet er godt informert for videreformidling av informasjon og for godt arbeidsmiljø. God ekstern kommunikasjon styrker synliggjøring av kommunen som attraktiv arbeidsplass samt mangfoldet i regionen.Informasjonsmengden er overveldende, og kanalene er utallige. Hvordan virksomheter og mennesker kommuniserer, har endret seg mye og raskt de siste årene. Det gir nye muligheter for kommunikasjon, men krever også kompetanse blant annet innenfor trusselvurderinger. 

Kommunens kommunikasjon skal oppleves relevant, forståelig og enhetlig. Innbyggere og ansatte skal ha tillit til kommunen. Dette skal underbygge visjonen «Sammen for trygghet og trivsel».

Kommunikasjonen skal bidra til:
1. Trygghet og trivsel gjennom god informasjon om kommunale tjenester, kommunen som virksomhet og politiske vedtak 
2. Holdningsskapende arbeid ved å formidle kunnskapsbasert fakta 
3. Medvirkning og engasjement for å skape tilhørighet og fellesskap 
4. Godt omdømme for å både beholde og rekruttere innbyggere samt sikre næringsetableringer
5. Å styrke kommunens rolle som regionssenter ved å tilby et variert arbeidsmarked, tjeneste- og velferdstilbud 

Våre målgrupper er: 
• Kommunens innbyggere 
• Framtidige innbyggere 
• Besøkende
• Brukergruppene 
• Ansatte - nåværende ansatte, mulige fremtidige ansatte og fagforeninger 
• Kommunens folkevalgte 
• Andre forvaltningsnivåer 
• Samarbeidspartnere 
• Næringslivet
• Frivillige organisasjoner
• Media, som er både en målgruppe og en kanal til å nå de andre målgruppene

Kommunikasjon er et lederansvar. Kommunikasjon og informasjon skal være integrert i kommunens plan- og styringsdokumenter. 

Kommunikasjonsansvaret skal følge linjeprinsippet; den som har ansvaret for en tjeneste har også ansvaret for å informere om denne tjenesten. 

Det er den enkelte leders plikt å sørge for at virksomheten/ avdelingen følger kommunikasjonsstrategien og har kommunikasjonsfaglig kompetanse. Ansattes kommunikasjon eksternt med innbyggere og internt med medarbeidere omfattes også av strategien.

Ordfører 
• Høyeste tillitsvervet i en kommune, kommunens rettslige representant og representerer kommunen utad
• Bindeledd mellom folkevalgte organ og administrasjonen
• Kommunenes krisetalsperson

Kommunedirektør
• Tilgjengelig for spørsmål og innspill fra medier, innbyggere, berørte parter, tillitsvalgte og medarbeidere 
• Ansvaret for å kommunisere de faglige vurderingene som er lagt til grunn i innstillinger og beslutninger
• Sørger for god informasjon og kommunikasjon om hva beslutninger og vedtak innebærer i praksis for mottakere av tjenester, innbyggere og medarbeidere

Ledere
• Ansvaret for ekstern og intern kommunikasjon innenfor sitt fagområde og avdeling
• Ansvar for å følge opp kommunikasjonsstrategien

Medarbeidere
• Representerer kommunen både i møter med kolleger og innbyggere
• Ansvar for å etterleve kommunikasjonsstrategien
• Medvirke med engasjement til utvikling, trivsel og godt arbeidsmiljø 

Digital medarbeider
• Veilede og tilrettelegge for kommunikasjonsarbeid
• Drift av kommunens hovedkanaler i samarbeid med medarbeidere

Andre roller 
Kommunikasjonsstrategien er ikke førende for disse gruppene: 
• Tillitsvalgte og vernetjenesten har en fristilt rolle og er ikke bundet av kommunikasjonsstrategien 
• De folkevalgte er kun bundet av kommunikasjonsstrategien i saker de uttaler seg på vegne av kommunen, komiteer, råd og utvalg. 

Nordreisa kommune skal bruke de til enhver tid relevante kanaler for kommunikasjon og medvirkning. 

Interne kanaler: hjemmeside, e-post, møter, servicetorg
Eksterne kanaler: nettside, sosiale medier, e-post, nyhetsbrev, møter, media, servicetorg 

Prinsippene for kommunikasjonen som ligger til grunn for all kommunikasjon i kommunens regi: 
• Åpenhet – meroffentlighet skal praktiseres
• Medvirkning – involvere innbyggere og ansatte i utforming av politikk og tjenester
• Tilgjengelig – kommunen skal være tilgjengelig og til stede for sine innbyggere
• Planlagt – informasjonstiltak i viktige saker planlegges godt
• Brukervennlig – budskap og kanal tilpasses målgruppe 
• Helhetlig – kommunens kommunikasjon skal oppleves helhetlig og profesjonell

Kommunikasjon må være en naturlig del av all planlegging. Tiltakene må innarbeides i kommunens ordinære planer og følges opp med frister og ansvar. 

Kommunikasjonsmålene skal oppnås gjennom følgende strategiske grep:
• Tilby intern kompetanseheving i kommunikasjonsferdigheter
• Tilby opplæring i klarspråk, universell utforming omhandler også språk
• Vedta profilhåndbok for Nordreisa kommune
• Sørge for tidlig og tydelig kommunikasjon i interne prosjekter og prosesser
• Jobbe kontinuerlig med spesifikke tiltak for å bedre internkommunikasjonen for ansatte i virksomhetene
• Lage egne kommunikasjonsplaner for viktige prosjekt og prosesser 
• Motivere til medvirkning og deltakelse 
• Ha gode rutiner for håndtering av henvendelser og tilbakemeldinger
• Tilpasse budskap og kanal til målgruppe, både internt og eksternt
• Styrke innsatsen for å nå de målgruppene vi ikke når gjennom kommunens tradisjonelle kanaler
• Være innovativ i måten vi kommuniserer på for å vekke positiv oppmerksomhet