Reglement for byggekomite

Byggekomitéen skal ha 3 faste medlemmer med varamedlemmer. Minst 2 medlemmer skal være medlem eller varamedlem i kommunestyret. I tillegg kan hovedverneombud og en representant for brukergruppen/tiltakshaver innkalles.

Hovedverneombud og brukerrepresentanten har talerett, men ikke stemmerett.

Kommunedirektøren er kommunens prosjektansvarlige og oppnevner prosjektleder/ byggeleder.

Prosjektleder har ansvaret for den daglige oppfølgingen av prosjektet, og er kommunens

kontaktperson overfor arkitekter, konsulenter og entreprenører gjennom hele gjennomføringen av prosjektet.

Byggekomité velges av kommunestyret og valget følger den kommunale valgperiode, jfr. Kommunelovens bestemmelser.

Oppgitte terskelverdier er hentet pr. Januar 2024 fra sentral forskrift om offentlige anskaffelser.

Terskelverdier endres i samsvar med fremtidige endringer i anskaffelsesforskriften.

Byggekomiteen står for den politiske oppfølging av kommunale bygge- og anleggsprosjekter,

vedlikehold- og ombygginger med budsjettert kostnadsramme over 1,3 millioner kroner som finansieres over kommunens investeringsbudsjett og til andre prosjekter som er særlig bestemt av kommunestyret.

Byggekomiteen står for den politiske oppfølgingen av arbeidet, og har ansvaret for at prosjektene gjennomføres i henhold til økonomiske rammer og tidsfrister, samt å påse at bygge- og planprosjekter følger de politiske føringer som er framkommet gjennom forprosjekt og behandling i kommunestyret.

Byggekomiteen starter sitt arbeid når bevilgning til forprosjekt foreligger, og avslutter sitt arbeid når bygget/anlegget er overtatt til sitt bestemte formål. Formelt avsluttes prosjektet når regnskapet er avlagt i kommunestyret.

Byggekomiteen vedtar konkurransegrunnlag/tildelingskriterier for kontrakter over 10 millioner kroner før utlysning, og påser at det legges til rette for lokal deltakelse i entreprenørkonkurranser.

Det skal påses at byggearbeidene utføres innenfor bevilgningsrammen, samt at byggeregnskapet til enhver tid gir full oversikt.

Byggekomitéen ved prosjektledere skal hvert tertial skriftlig holde kommunedirektøren og formannskapet orientert om status i forhold til økonomiske rammer i prosjektet.

Dersom overskridelse av vedtatt kostnadsramme kan forventes, utarbeider byggekomiteen en sak om dette med finansieringsforslag til politisk behandling i kommunestyret.

Byggekomiteen har anledning til å uttale seg om sluttregnskapet før det forelegges kommunestyret for behandling.

Det vises for øvrig til økonomireglementets kap 7 – reglement for investeringsprosjekter, som

også gjelder for byggekomitéen. Ved uklarheter er det økonomireglementets bestemmelser som skal følges.

Byggekomité treffer vedtak innenfor de rammer og etter de retningslinjer som er fastsatt i lov, gitt i samsvar med lov eller vedtatt av kommunestyret herunder:

- inngå avtale om planlegging, prosjektering og prosjektledelse.

- byggherreombud (ekstern) vurderes innleid ved større og komplekse prosjekter som     overstiger 10 millioner.

- framlegge program, forprosjekt og budsjett for sluttbehandling i kommunestyret.

- behandle og gjennomføre anskaffelser:

Kontrakter/oppdrag under 1,3 millioner kroner, og innenfor vedtatt budsjettramme:

• Prosjektleder innstiller leverandør
• Kontrakt signeres av kommunalsjef.
• Byggekomiteen orienteres på neste Byggekomite møte.

Kontrakter mellom 1,3 - 10 millioner kroner, og innenfor vedtatt budsjettramme:

• Prosjektleder innstiller leverandør
• Kommunalsjef godkjenner innstilling av leverandør, og vurderer om byggekomiteen skal gjøre vedtak på anskaffelsen, om nødvendig gjennom særskilt møte.
• Kontrakt signeres av kommunedirektør.

Kontrakter over 10 millioner kroner, og innenfor vedtatt budsjettramme:

• Prosjektleder innstiller leverandør
• Kommunalsjef godkjenner innstilling av leverandør. 
• Byggekomiteen skal gjøre vedtak på anskaffelsen.
• Kontrakt signeres av kommunaldirektør.

Andre saker som kommunestyret måtte delegere til byggekomité.

Byggekomite har ikke selvstendig beslutningsmyndighet utover det som fremgår her.

Dersom det oppstår spørsmål relatert til vedtatte retningslinjer og oppfølgingen av disse, og disse ikke er avklart i økonomireglementet, forelegges saken frem for kommunestyret til avgjørelse.

Byggekomité er ansvarlig for en planmessig, rasjonell og økonomisk organisering innen sitt

arbeids- og ansvarsområde. Byggekomité er kommunens samarbeidsorgan med andre offentlige og private organ, samt enkeltpersoner som har ansvar for de samme eller tilgrensede arbeidsoppgaver.

Byggekomité skal føre kontroll med at vedtak innenfor eget arbeids- og ansvarsområde blir gjennomført.

Møtene i byggekomiteen skal holdes for åpne dører dersom ikke annet følger av lover og regler.

Byggekomiteen kan vedta å behandle saker for lukkede dører dersom hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier det.

Det skilles mellom to typer møter:

1. Møte i byggekomiteen:

Møte mellom byggekomité og prosjektleder. Det er formelt sett leder i byggekomiteen som

kaller inn til alle møter i byggekomiteen.

2. Byggemøte:

Møte mellom prosjektleder, byggekomiteens leder og entreprenører. Som en

del av prosjektleders arbeid med oppfølging av prosjektet arrangeres det regelmessige

byggemøter for å kvalitetssikre framdriften. Byggekomiteens leder har møterett på alle

byggemøter mellom Nordreisa kommune og entreprenør(ene). Det er prosjektleder/

administrasjon som kaller inn til alle byggemøtene. Referat blir skrevet, og dette sendes ut

til medlemmene i byggekomiteen. Byggekomiteens øvrige medlemmer deltar på disse

møtene, når byggekomiteens leder finner det formålstjenlig.

Byggekomité skal ha møte når leder finner det påkrevet eller når minst 2 medlemmer krever dette.

Leder av byggekomiteen innkaller til komiteens møter. Møteinnkalling gjøres kjent for komiteens medlemmer i samsvar med gjeldende regler for dette. Byggekomité innkalles normalt med 8 dagers skriftlig varsel. Saksdokumentene sendes til medlemmer samt til alle andre med møterett.

Det generelle reglementet for folkevalgte organers virksomhet vedtatt av kommunestyret gjelder for komiteens virksomhet.

Byggekomiteen er vedtaksfør når alle medlemmene er til stede. Avgjørelser skal ha vanlig flertall.

Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende.

Det skal føres møtebok. Utskrift av møteboka sendes til medlemmer, ordfører samt andre som har møterett. Byggekomité utpeker i møtet 2 representanter til å undertegne møteboka

Sekretærfunksjonen for utvalget legges til kommunedirektøren. Kommunedirektøren eller den vedkommende bemyndiger er sekretær for utvalget.

Dette reglementet trer i kraft 16.04.2024

Redaksjonelle endringer som ikke endrer realiteten i reglementet og realitetsendringer som er en naturlig konsekvens av endringer i lov, avtaler eller lokale bestemmelser kan endres av kommunedirektøren.

Øvrige endringer vedtas av kommunestyret.