Administrasjonsutvalgets reglement 2023

Kommuneloven og Hovedavtalen setter premisser og legger rammer for administrasjonsutvalg / partssammensatt utvalg i kommuner og fylkeskommuner.

I alle kommuner og fylkeskommuner skal det opprettes ett eller flere partssammensatte utvalg (administrasjonsutvalg) for behandling av saker som gjelder forholdet mellom de ansatte og kommunen eller fylkeskommunen som arbeidsgiver. Hvis minst 3/4 av de ansatte ønsker det, kan slike utvalg erstattes med andre ordninger.

Partssammensatte utvalg settes sammen av representanter for kommunen eller fylkeskommunen og for de ansatte. De ansattes representanter velges av og blant de ansatte for to år av gangen. Flertallet i utvalget skal bestå av representanter for kommunen eller fylkeskommunen. Kommunestyret og fylkestinget velger selv kommunens eller fylkeskommunens representanter og utvalgets leder og nestleder blant disse.

For de ansattes representanter gjelder valgbarhetsreglene i §§ 7-2 og 7-3, bortsett fra bostedskravet.

For øvrig gjelder de samme bestemmelsene som for andre utvalg etter § 5-7.

Det skal i alle kommuner og fylkeskommuner opprettes ett eller flere partssammensatte utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen eller fylkeskommunen som arbeidsgiver og de ansatte, med mindre partene avtaler at slike saker skal behandles på en annen måte.

Det vises til kommuneloven § 5-11. Det partssammensatte utvalget foreslår og behandler overordnede retningslinjer for kommunens personalpolitikk, herunder tiltak for likestilling og inkluderende arbeidsliv. Utvalget drøfter dessuten kvalitets-, fornyings- og utviklingstiltak, oppfølging og implementering av nasjonalt vedtatte reformer.

De tilsatte skal være representert i dette/disse utvalg med minst to representanter utpekt av arbeidstakerorganisasjonene/forhandlingssammenslutningene etter forholdstallsprinsippet.Forhandlingssammenslutninger lokalt som ikke er representert i utvalget har anledning til å delta med en fast observatør med møte- og talerett. Reglement for utvalget(ene) fastsettes av kommunen/fylkeskommunen

Administrasjonsutvalget i Nordreisa kommune består av:

7 folkevalgte medlemmer med varamedlemmer, valgt av kommunestyret for den kommunale valgperioden. Disse 7 medlemmene skal samtidig være medlemmer av formannskapet.
3 representanter og varamedlemmer utpekes av arbeidstakerorganisasjonene. Arbeidstakerorganisasjonens medlemmer og varamedlemmer utpekes etter forholdstallsprinsippet i henhold til Hovedavtalens bestemmelser. Kommuneloven §5-11 2. ledd. For de ansattes representanter gjelder valgbarhetsreglene i Kommuneloven §§ 7-2 og 7-3, bortsett fra bostedskravet.

De ansattes representanter blir medlem i utvalget med de samme rettigheter og plikter som de politisk valgte. De kan imidlertid ikke velges til, eller delta i politisk forhandlingsutvalg eller ved forberedelser av forhandlingsaker.

Ordfører er leder og varaordfører er nestleder i utvalget.

Trer et medlem midlertidig eller varig ut av sitt verv, rykker et varamedlem fra vedkommende parti eller gruppe opp etter vedtatt nummerorde
 

Administrasjonsutvalget behandler saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte, jfr kommunelovens § 5-11.

• Administrasjonsutvalget behandler og foreslår overordnede retningslinjer for kommunens personalpolitikk, jfr Hovedavtalens del B, § 4.
• Administrasjonsutvalget skal sørge for utvikling av kommunens overordnede arbeidsgiverpolitikk
• Administrasjonsutvalget skal konsentrere sitt arbeid om utarbeiding av regler og retningslinjer for personalforvaltning.
• Administrasjonsutvalget har ansvar for likestillingsarbeid i Nordreisa kommune. Klager på ansettelser som går på likestilling sendes utvalget til uttalelse.

Det løpende personalansvaret for den enkelte, inkludert ansettelse, oppsigelse, suspensjon, avskjed og andre tjenstlige reaksjoner, ivaretas av Kommunedirektøren jfr § 13-1 i Kommuneloven.

Fullmaktstrukturen i Nordreisa kommune skal basere seg på utstrakt delegering utfra Delegasjonsreglement vedtatt 26.6.2021 av Kommunestyret sak 70/21 og Administrativt delegasjonsreglement vedtatt av Kommunestyret 16.6.16 sak 57/16

Administrasjonsutvalget treffer vedtak innenfor de rammer og etter de retningslinjer som er fastsatt i lov, i medhold av lov, avtaleverk i medhold av lov eller vedtak fattet av kommunestyre/formannskap, og etter de prinsipper som er fastlagt i kommunenes arbeidsgiverpolitikk, herunder:

• Vedta ulike reglement/retningslinjer som berører arbeidsgiverpolitikk og personalforvaltning
• Vedta reglement for AMUVedta overordnet IA-strategi og HMS arbeid
• Arbeide for likestilling på alle områder innen kommunen, se til at Nordreisa kommune praktiserer likestilling i alle kommunens tjenesteområder i samsvar med likestillingslovens intensjoner
• Ha ansvaret for kommunens politikk knyttet til tilsetting-, personal- og lønn innenfor de rammer, prioriteringer og overordnede planer som er vedtatt av formannskap og kommunestyre.
• Ha ansvar for nødvendig samordning og samarbeid med andre berørte kommunale virksomhetsområder og med andre offentlige og private organer med de samme eller tilgrensende arbeidsoppgaver.
   

Administrasjonsutvalget har forslags-/uttalerett i følgende saker:

• Ansettelse av kommunedirektør
• Ved innføring av ny teknologi og vesentlig omlegging av tekniske hjelpemidler
• Gjennomgang av sykefravær.
• Planlegging innen sitt arbeidsområde
• Forslag til personalpolitiske retningslinjer
• Lønnspolitiskplan vedtas av administrasjonsutvalget før behandling i kommunestyret
• Andre saker som hører inn under administrasjonsutvalget arbeidsområder, men hvor avgjørelsesmyndighet ligger under formannskap/kommunestyre
• Samarbeid med nabokommuner, fylkeskommunen og statlige organ og KS innen ansvarsområdet.

Administrasjonsutvalgets ordinære møter avholdes i samsvar med vedtatt møteplan som omfatter et helt år, og som vedtas når felles møteplan for kommende år vedtas.

I tillegg kan det holdes møter når lederen eller minimum 1/3 av medlemmene krever det. Leder kan, i samråd med arbeidstakerrepresentantene, avlyse/utsette et oppsatt møte. Dette skal gjøres så tidlig som mulig for det aktuelle møtet.

Administrasjonsutvalget holder møter for åpne dører, hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller vedtak etter Kommuneloven § 11-5, tredje ledd. Vedtak om å behandle en sak for lukkede dører skal skje når hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier det jfr §11-5. Debatt om dette foregår for lukkede dører hvis møteleder krever det, eller administrasjonsutvalget vedtar det. Avstemmingen om hvorvidt et møte skal lukkes, skal være åpen. Det skal vises til hvilket lovverk det lukkes etter.

Trer noen til eller fra under møtet, protokollføres dette slik at det fremgår av protokollen hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak. Det samme gjelder for vedtak om at et medlem av organet er inhabilt eller får fritak av personlige grunner. Protokollen skal godkjennes direkte i møtet. Møteboken godkjennes av utvalgets leder etter at protokollen er underskrevet.

Innkalling og sakspapirer utsendes som hovedregel senest 7 dager før møtet til medlemmer, varamedlemmer og andre med møterett i en eller flere saker. Sakslisten til møtet og andre sakspapirer som ikke er unntatt fra offentligheten, skal være tilgjengelig for allmenheten på kommunens hjemmeside.

Saker skal være innmeldt på forhånd og satt opp på sakslisten.

Saker som skal forelegges utvalget og som ikke er nevnt i dagsorden skal ikke behandles, med mindre utvalget gjør særskilt vedtak om det.

Jfr kommuneloven § 11-3 kan et folkevalgt organ fatte vedtak i en sak som ikke er oppført på sakslisten, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det. På tilsvarende måte kan organet fatte vedtak i en sak der saksdokumentene ikke er sendt ut sammen med innkallingen, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg de

Møtet ledes av leder eller nestleder. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg

Administrasjonsutvalget er vedtaksført når minst halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme i vedkommende sak, jfr Kommuneloven §11-9.

Ordfører har møte-, tale- og forslagsrett i møtene. Kommunedirektør eller den han/hun bemyndiger har møte- og talerett. Leder eller kommunedirektør kan i enkeltsaker innkalle andre som det er ønskelig å rådføre seg med

Utvalgets møtende medlemmer kan sette fram forslag. Forslag skal være skriftlige og det skal fremgå hvem som stiller forslaget. Møteleder skal referere alle forslag før votering. Det skal føres protokoll og møtebok for alle møter.

For hvert møte føres det:

• Eventuelle merknader mot innkalling og saksliste
• Møtested og tid
• Fraværende medlemmer
• Møtende varamedlemmer
• Saker nummerert i rekkefølge for kalenderåret
• Kort tekst om hva hver sak gjelder
• For den enkelte sak skal det på forslag som fremmes og realitetsbehandles oppgis hvem som fremmer forslaget. Videre om det ble vedtatt eller ikke, med stemmetall fordelt på partier/tilhørighet og navn hvis disse er delt.
• Vedtak

Alle møtende medlemmer kan stille spørsmål til ordfører/møteleder, også om relevante saker innenfor utvalgets ansvarsområde som ikke står på saklisten, jfr Kommuneloven §11 nr. 2. Leder kan be kommunedirektør besvare spørsmål av administrativ art.

Dersom spørsmålsstiller forventer et utfyllende svar, må spørsmål med begrunnelse fremmes skriftlig, og være leder samt kommunedirektør i hende senest 3 dager før møtet. Spørsmål etter denne fristen kan ikke forventes utfyllende besvart i møtet.

I tilknytning til spørsmål kan det fremmes forslag til vedtak som behandles dersom leder eller 1/3 av møtende medlemmer ikke motsetter seg dette, jfr Kommuneloven §11-3, 5. ledd
 

Service- og personalsjef utfører sekretariatsfunksjonen for administrasjonsutvalget. Servicetorget har ansvaret for administrasjonsutvalgets sakspapirer, kunngjøringer av møter, protokoll og møtebøker. Sakslister og protokoller ligger tilgjengelig for allmenheten på kommunens hjemmesid

• Sykefraværsrapport.
• Årsmelding til Administrasjonsutvalget med punkter om
  • Forhandlinger
  • Internkontroll
  • Bedriftshelsetjeneste
  • IA-arbeid
  • Omorganiseringer
  • Nyansattedag
  • Nærværsdager
  • Trim på kontrakt
  • VI-dag
  • KLP-pensjon
  • Kompetansemidler
  • Lærlinger.
• Overordnede rutiner og retningslinjer for personalpolitikk.
• Medarbeiderundersøkelser.
• Oversikt over tilsettinger/rekrutteringer og utlysninger
• Handlings -og økonomiplan.
• Overordnet plan for helse, miljø og sikkerhet.

Dette reglementet er vedtatt i Nordreisa kommunestyret.

Endringer av reglementet kan kun foretas av kommunestyret.